COORDINATEUR SERVICES GENERAUX (H/F)

CDI
Publié il y a 5 mois

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Service Généraux / Coordinateur pour rejoindre notre équipe au sein d'un campus universitaire .

En tant qu'Assistant(e) des Services Généraux, vous serez responsable de fournir un soutien administratif et un service client exceptionnel. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le responsable client.

Missions
· Assure les reporting d’activité et le traitement des données numériques

· Confirme la bonne prise en charge des demandes d’interventions et assure un suivi des interventions auprès des utilisateurs. Prend en charge les interventions de A à Z en assurant un suivi écrit aux utilisateurs

· Le chef d’équipe est le référent sur le terrain et il est encadré par un Responsable Clients de l’Agence dans le déroulé de ses missions et attributions.

(communications et briefing aux équipes le matin de 7h45 et l’après midi à 13h45 mais aussi vérification des prises de postes, notification des retards et absences en amont pour que nous puissions réaliser leur remplacement sans retard, contrôle des formations, résolutions des petits incidents journaliers, reporting transverse à l’agence et au client, planning et centralisation des informations de congés , et toutes missions de coordination générale de l’activité d’accueil)

Profil

Expérimenté dans un métier de service (hôtellerie, immobilier, services généraux, gardiens d’immeubles)
Capacité administrative/informatique/reporting
Bonne présentation
Habilité relationnelle et communication
Connaissance ou formation à recevoir avant la prise de poste dans les domaines suivants :
Initiation à la compréhension du fonctionnement de l’immeuble et à la culture d’entreprise et aux exigences collaborateurs
Conduite de premier secours
Traitement des réclamations
Capacité à la polyvalence et acceptation de missions terrains (Missions Services Généraux + missions d’accueil et d’une manière générale toutes missions de services pouvant être utiles à l’entreprise utilisatrice)
Contrôle de référence positif sur les critères d’état de service (fiabilité) et esprit de service.
Ressource qui a envie d’évoluer et qui est force de proposition (sera amené à terme à gérer des dossiers comme la dématérialisation des dossiers par exemple) : profil curieux, qui s’intéresse et qui veut aller plus loin dans ses missions
Profil serviable avec une souplesse naturelle et une capacité d’adaptation et de remise en question forte / personne de confiance
Missions oeuvrantes du coordinateur et de l’équipe :

Assistance de proximité à l’usager (petits dépannages divers, par exemple en cas d’oubli de clés de bureau).

· Distribution de colis lourds dans les étages. Etre référent sur les bonnes pratiques professionnelles (implication, respect des procédures, fiabilité des présences, prise d’initiative, reporting, acceptation des missions, etc…) contribuer à diminuer l’absentéisme par une bonne ambiance de travail, accompagner la formation des factotums, s’assurer de leur bonne tenue professionnelle, prendre des initiatives pour leur remplacement et reporter tous les événements à votre responsable clients.

· Formation des équipes : il assure les tests de formation, valide les formations de ses équipes, assure des rappels de formation autant que de besoin / formation aux outils numériques des ressources opérationnelles

· Coordonne l’ensemble des tâches et administre les journées des équipes Factotum selon les états prioritaires des demandes

· Assure le lien entre les demandes utilisateurs et la réalisation des demandes par les Factotums

· Est oeuvrant en cas de besoin pour prêter main forte aux membres de son équipe

· Assure les livraisons des objets lourds d’un ilot à l’autre

· Livraison en étage (approvisionnement en consommables sur les lieux d’impression : ramette de papier).

· Gestion du courrier sortant (acheminement vers un point central du campus pour collecte de la poste).

· Gestion du courrier entrant (tri, répartition dans les boites aux lettres après livraison de la poste).

· Acheminement, portage de colis lourds d’un ilot à l’autre.

· Aide et/ou formation des usagers à l’utilisation d’outil audiovisuel dans les salles d’enseignements, réunions, séminaires.

· Agencement et remise en place de salles de réunion et d’espaces de séminaires (centre de colloque).

· Contrôle et vérification des outils numériques à disposition des usagers, de leur état d’usage ou hors usage et des locaux mis à disposition des usagers.

· Le cas échéant, interface et suivi entre le mainteneur et les agents chargés de l’exploitation maintenance.

· Suivi des prestataires intervenants sur le campus.

· Collecte et dépôt des objets trouvés sur le campus qui ne seraient pas soumis à des vérifications de sûreté.

· Constat de dysfonctionnement matériel et/ou structurel et devoir d’alerte des services concernés.

· Tenue de registre des dysfonctionnements.

· Affichage des documents de communication (associatifs, culturel, RH, etc.).

· Assistance logistique aux évènements ponctuels (colloques, festifs, moments de convivialités, etc.).

· Formation des équipes : il assure les tests de formation, valide les formations de ses équipes, assure des rappels de formation autant que de besoin / formation aux outils numériques des ressources opérationnelles

· Coordonne l’ensemble des tâches et administre les journées des équipes Factotum selon les états prioritaires des demandes

· Assure le lien entre les demandes utilisateurs et la réalisation des demandes par les Factotums

· Est oeuvrant en cas de besoin pour prêter main forte aux membres de son équipe

· Assure les livraisons des objets lourds d’un ilot à l’autre

· Assure les reporting d’activité et le traitement des données numériques

· Confirme la bonne prise en charge des demandes d’interventions et assure un suivi des interventions auprès des utilisateurs. Prend en charge les interventions de A à Z en assurant un suivi écrit aux utilisateurs

· Le chef d’équipe est le référent sur le terrain et il est encadré par un Responsable Clients de l’Agence Pluri’Elles dans le déroulé de ses missions et attributions.

· Livraison en étage (approvisionnement en consommables sur les lieux d’impression : ramette de papier).

· Gestion du courrier sortant (acheminement vers un point central du campus pour collecte de la poste).

· Gestion du courrier entrant (tri, répartition dans les boites aux lettres après livraison de la poste).

· Acheminement, portage de colis lourds d’un ilot à l’autre.

· Aide et/ou formation des usagers à l’utilisation d’outil audiovisuel dans les salles d’enseignements, réunions, séminaires.

· Agencement et remise en place de salles de réunion et d’espaces de séminaires (centre de colloque).

· Contrôle et vérification des outils numériques à disposition des usagers, de leur état d’usage ou hors usage et des locaux mis à disposition des usagers.

· Le cas échéant, interface et suivi entre le mainteneur et les agents chargés de l’exploitation maintenance.

· Suivi des prestataires intervenants sur le campus.

· Collecte et dépôt des objets trouvés sur le campus qui ne seraient pas soumis à des vérifications de sûreté.

· Constat de dysfonctionnement matériel et/ou structurel et devoir d’alerte des services concernés.

· Tenue de registre des dysfonctionnements.

· Affichage des documents de communication (associatifs, culturel, RH, etc.).

Assistance logistique aux évènements ponctuels

Nous recherchons idéalement un assistant des services généraux désireux d'évoluer à un poste à responsabilité .

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 2 200,00€ par mois

Caractéristiques de l'emploi

Catégorie emploiServices Généraux

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